Ewidencje i rejestry
REJESTRY KANCELARYJNE:
Na podstawie Instrukcji Kancelaryjnej w sprawie tworzenia, ewidencjonowania oraz przechowywania dokumentów jawnych w komórkach i jednostkach organizacyjnych Policji województwa dolnośląskiego stanowiącej załącznik do Decyzji Numer 405/2015 Komendanta Wojewódzkiego Policji we Wrocławiu z dnia 07.10.2015 roku w sprawie zasad pracy kancelarii jawnej oraz sekretariatów w komórkach organizacyjnych i jednostkach Policji województwa dolnośląskiego w Komendzie Powiatowej Policji w Miliczu prowadzi się następujące ewidencje:
- Elektoniczne Dzienniki Korespondencyjne
- elektroniczne formularze „spis spraw”
- wykazy doręczeń poczty (do instytucji)
- wykazy poczty dla odpowiednich rodzajów przesyłek (zwykłej, poleconej, resortowej)
- elektroniczny rejestr dzienników, książek ewidencyjnych (itp.) dokumentów jawnych („rejestr matka”)
- rejestr przepisów prawnych
- rejestr wydanych zaświadczeń
- rejestr służący do rejestrowania teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych tzw. WKT 111.
Czynności kancelaryjne w Komendzie Powiatowek Policji w Miliczu wykonuje sekretariat oraz pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy.
ARCHIWUM
W Komendzie Powiatowej Policji w Miliczu znajduje się składnica akt, która ma na celu:
- przyjmowanie dokumentacji powstałej w toku działania jednostki (ogniw - referatów),
- gromadzenie, zabezpieczanie dokumentacji i konserwacja dokumentacji,
- porządkowanie i ewidencjonowanie zasobu archiwalnego,
- brakowanie dokumentów o czasowym okresie przechowywania, udostępnianie akt (dokumentacji),
- przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (innych archiwów).
Podstawą prawną działania jest Zarządzenie numer 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 roku w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji oraz Zarządzenie nr 26 Komendanta Głównego Policji z dnia 19 lutego 2018 roku w sprawie metod i form brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Policji